Periódico Proclama

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Red Ciudadana de Control Social

Estrategia de comunicaciones, Tarea de la comisión de estudios y comunicaciones dentro de la planeación estratégica de la Red Distrital de Control social

sintensis de aportesPropuesta presentada por Nelson Julián Villamizar director del periódico proclama Entendiendo que uno de los aspectos básicos de la planeación estratégica es darle el justo valor a cada uno de los componentes de una organización y que precisamente la red distrital de control social, es la organización que a instancias de la veeduría distrital hemos decido conformar las ciudadanas y ciudadanos, en búsqueda de un mecanismo activo, participativo y eficaz para el acompañamiento en cabal cumplimiento de la misión estatal al servicio de los intereses del constituyente

primario, en nuestro estado social de derecho y más específicamente en el territorio del distrito capital. Planteo esta estrategia de comunicación a partir de un interrogante fundamental y es ¿qué tanto estamos dispuestos y dispuestas a desarrollar un compromiso con la eficiencia, eficaz y efectiva comunicación al servicio del control social en el distrito capital? La primer respuesta desde mi compromiso personal la propongo definiendo el significado de estos tres adjetivos, 1. Debemos asumir la eficiencia como: acción, fuerza, producción, es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado, 2. Eficaz Es lo que produce el efecto esperado o que va bien para una determinada cosa, 3. La efectividad es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. En este orden de ideas surgen otros tres interrogantes pertinentes:
1. ¿Tenemos la capacidad de voluntad, decisión y disponibilidad para constituirnos en la fuerza, que logre el efecto de comunicación necesario y determinado por las actuales realidades de esta red aun en construcción?
2. ¿Tenemos la capacidad de intención, de conocimientos y de acción para lograr este resultado esperado?
Y el tercer interrogante en esta línea secuencial es:
3. ¿tenemos la capacidad de lograr el efecto de nuestro ejercicio de comunicación?
Si las respuestas son afirmativas, entonces tenemos la capacidad de adelantar exitosamente este compromiso social, si existen dudas o la respuesta individual proveniente de la reflexión y autoanálisis que cada integrante de esta comisión en su fuero interno, se debe replantear, resulta ser negativa entonces tenemos una excelente oportunidad para capacitarnos sin olvidar que La capacidad se refiere a los recursos y aptitudes que tiene un individuo, entidad o institución para desempeñar una determinada tarea o cometido. Así las cosas y con todo respeto hacia la veeduría distrital mi primer condicionante para cumplir satisfactoriamente la misión a nosotras y nosotros encomendada es, la puesta en marcha de un sucesivo, consecuente y paralelo programa de inducción o formación con los elementos básicos para un buen y elemental ejercicio de comunicación, por lo pronto propongo a la gentil consideración de los integrantes de esta comisión y a los funcionarios o profesionales de los equipos impulsores de la veeduría distrital, la siguiente estrategia de comunicación para iniciar nuestra tarea. Señoras y señores Red Control Social
Con todo respeto y afecto me complace presentar a su gentil consideración el borrador de la estrategia de comunicaciones, que una vez ustedes complementen con sus observaciones y sugerencias pondremos en marcha con el propósito de consolidar tanto nuestra comisión de estudios y comunicaciones como la red distrital de control social para el beneficio de nuestras comunidades y en general las ciudadanas y ciudadanos del distrito capital. Convencido que el servicio y la solidaridad son las más altas expresiones de la condición humana, reitero el ofrecimiento incondicional y la total disponibilidad de la www.periodicoproclama.org a la que les invito con todo cariño a visitar y visualizar sus posibilidades y la oportunidad que representa como herramienta de comunicaciones para uso inmediato mientras se presenta otra mejor alternativa me despido fraternalmente Nelson Julián Villamizar Consideraciones La comunicación es:
- El Instrumento para el desarrollo de las relaciones humanas
- Proceso de interacción entre dos o más miembros a partir de un mensaje a transmitir
- Medio para conocer hechos, sucesos y procesos en una sociedad
- Entrega de información
Clases de comunicación - Oral
- Escrita
- Gestual
- Virtual
Protocolos para la redacción: - Planificar el texto indicando el mensaje que se va a transmitir
- Organizar las ideas en otra hoja antes de pasar al texto
- Producir el texto
- Saber escuchar
- Distinguir las ideas propuestas por el mensaje
- Perseguir claridad
- Buscar organización al momento de transmitir el mensaje
- Dar un mensaje breve
Herramientas para asegurar una buena redacción:
- Esquematizar el escrito
- Persona destinataria (Respetado/a, Apreciado/a, etc.)
- Rotulo o encabezamiento
- Presentar lista de contenidos
- Buscar una buena presentación
- Tener una idea clara del mensaje que se va a trasmitir Identificación propia para una buena comunicación - Defino mi perfil para diferentes presentaciones
- Tengo claridad de mi presentación
- Identifico mis áreas de interés
- Reflexiono sobre mis formas de relacionarme con los demás
- Defino mis propósitos y metas
Comunicación externa
Presenta los resultados cualitativos y cuantitativos con cifras, metas, procesos del proyecto o gestión. Protocolos para la comunicación externa
- Proteja su imagen: controle sus emociones, tono de voz, lenguaje y actitud corporal
- Utilice el lenguaje positivo.
- Diríjase al público en general, no a un grupo o una persona en particular
- Intente no hablar en primera persona cuando presenta una idea colectiva
- Reduzca los efectos negativos de la noticia
- Mantenga el control sobre la información
- Establezca una relación positiva con todas las personas involucradas Adopte las siguientes políticas: - Póngase en los zapatos de la otra persona , respecto de lo que quiere y lo que le es útil escuchar
- Conozca los intereses de los y las participantes y prepare los documentos necesarios para soportar su exposición
- Prepare su exposición una y otra vez.
- Promueva una relación abierta y positiva para preguntas y respuestas manteniendo el respeto entre las personas participantes
- Si no posee la información precisa sobre la cual se pregunta, de una respuesta coherente y proporcione alternativas para dar la información en otro momento
- Evite ser contestatario(a) y agresivo(a).
- Este presto(a) a colaborar. Su mensaje debe: - Responder al objetivo de la comunicación
- Ser corto claro y contundente
- Utilizar un lenguaje sencillo que permita su comprensión por todos los y las interesados/as en el tema
- Ser coherente en la explicación y conclusión
Al momento de expresar debe tener en cuenta: - Cuál es el propósito principal
- Qué desea informar
- Cómo lo quiere informar
- A quienes lo quiere informar
- Utilice frases
Pensando en quien escucha:
- Analice previamente su receptor/a y escoja con más eficacia las palabras a emplear en el mensaje
- Comprenda que pueden ser distintos grupos quienes escuchen su mensaje
- Busque entonces la mejor manera de comunicar su mensaje a cada grupo Cuando vaya a comunicar:
- Observe con cuidado el espacio en el que va a comunicar su mensaje
- Defina el manejo corporal y el tono de la voz
- Use los silencios, pues son instrumentos claves dentro de la comunicación
- Úselos con cuidado
- Los silencios prolongarlos pueden sugerir, un mensaje negativo. Instrumentos de comunicación externa: - Jornada de puertas abiertas
- Conferencias
- Conversatorios
- Programa de sugerencias
- Video cápsulas Comunicación entre el grupo de trabajo de los integrantes de la comisión y la red distrital de control social. - Este tipo de comunicación busca acercar al grupo que comparte un mismo interés hacia el logro de sus objetivos
- Busca consolidar una imagen positiva y un clima interno que beneficie a todo el grupo
- Le da fuerza a sus diferentes miembros y al grupo en general Instrumentos de comunicación interna. - Boletín interno
- Carteleras
- Cartas para los distintos miembros dela comisión como de la red distrital de control social
- Intranet
- Redes sociales: Facebook y Twitter ¿QUÉ ES UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN?
Una estrategia de comunicación es:
“El conjunto de procedimientos, acciones y recursos que ponemos en función de alcanzar unas metas propuestas desde el punto de vista de la comunicación. Es un plan integral en el que cobra sentido todo lo que hace y deja de hacer un proceso social y todo lo que se comunica y deja de comunicar en nuestro caso la red distrital de control social”. • ¿Cuando se hace? • Cuando al haber identificado problemas delicados, se diseñan programas y proyectos de intervención.

• Cuando es necesario Movilizar a uno o varios actores sociales de un contexto determinado para atender problemas potenciales o ya existentes.
• Cuando se elaboran los documentos de planeación públicos y privados.
Cuando se presentan situaciones inesperadas que nos sorprenden y paralizan momentáneamente ¿PARA QUÉ?
• Una Estrategia de Comunicación se piensa para aportar solución a problemas sentidos o para prevenir otros probables.
• Una estrategia bien diseñada y aplicada, aumenta las posibilidades de éxito de un determinado proceso de divulgación. ¿Cómo hacer Estrategias para Informar, Educar y Comunicar? Algunas premisas que no se deben olvidar • Conocer todos los aspectos que rodean el proceso o producto a divulgar (antecedentes, actividades a realizar, detalles logísticos, etc.).
• Conocer las costumbres de las poblaciones a las que se quiere llegar.
• Conocer sus hábitos de vida y de consumo de medios.
• Entender que no existe un público en general.
• El trato con los periodistas y los medios es supremamente importante. Algunas recomendaciones básicas: • Hay que ser conscientes de las reacciones negativas que, en muchos casos, se dan por parte de los periodistas. Muchos sospechan que quienes se acercan quieren influir en contra de su objetividad.
• Defender la credibilidad. Hay que saber mantener los contactos erigiéndose en fuente de información creíble y fidedigna.
• Facilitar un entendimiento cordial con los medios.
Hay que tener en cuenta que existe un “mercado” de noticias: un día nos interesa la publicación de determinada nota, y otro es el periodista quien demanda la ampliación o confirmación de cierta información o noticia.
• Mantener el eje comunicacional.
Es básico saber qué queremos informar y establecer con ello el eje comunicacional encuadrado dentro de la política global defendida por la institución.
• Enfrentarse a las situaciones de crisis comunicacionales, sea cual fuere su origen. No huir, ni esconder la realidad.
• La emisión de una imagen positiva a través de los medios de comunicación asegura, si no el éxito total de las actividades, sí el establecimiento de una plataforma de lanzamiento muy favorable.
• Para conseguir una imagen positiva, se debe establecer un plan o estrategia de comunicación en la que se coordinen minuciosamente las actividades, creando las condiciones favorables para que los medios de comunicación trasladen a la sociedad esta imagen positiva.
• Se alcanzan estos resultados si consolidamos nuestra red distrital de control social como fuente de información con credibilidad, la participación directa la comisión de comunicaciones en la elaboración de la estrategia de comunicación y el establecimiento de pautas concretas en el trabajo diario
Estrategias, paso a paso de la comisión de comunicaciones de la red distrital de control social

• Planear
• Seleccionar canales y materiales
• Elaborar materiales
• Ejecutar
• Movilizar
• Evaluar
• Realimentar Planear Se trata de definir: • La situación real (diagnóstico)
• Las metas y objetivos
• La población beneficiaria (públicos y audiencias primarias y secundarias)
• El o los ejes narrativos
• La asignación de los recursos necesarios
• Realizar cronograma y Plan de trabajo Seleccionar canales y materiales
Utilizaremos uno o varios de los siguientes canales de transmisión de los mensajes:
• Cara a cara
• Transmisión en grupo aulas de clase, festivales
• Medios Masivos radio, TV, periódicos, revistas
• Medios electrónicos Web, Email, teleconferencias
• Populares Altavoces, Teatro, periódicos murales
• Organizaciones comunitarias juveniles, deportivos, religiosas, comunales, ONG’s, etc.
Elaboraremos materiales
• Boletines o Comunicados de Prensa son el cauce más utilizado para informar de los distintos temas noticiosos a los medios de comunicación.
• Elaboraremos sobre todos aquellos acontecimientos que consideren de interés general.
Ejecutar la estrategia -La Difusión-
• Nos permitirá tener control de aciertos y dificultades:
• Si llegamos a la audiencia esperada
• Si las acciones van de acuerdo a lo previsto
• Qué canales o tácticas funcionan más que otras. Si estaba previsto.
• Si se requiere variar la frecuencia de las emisiones.
Movilizar
• Es la respuesta esperada de la estrategia.
• Son los efectos que deben producirse en las poblaciones beneficiarias:
• Para que mantenga su fe en el control social.
• Para que participen de los procesos que estamos divulgando.
• El impacto de las estrategias se mide por la calidad de la movilización
Evaluar
• Se aplica en distintos momentos y a través de varios instrumentos.
• Hay cuatro tipos de evaluación:
• Formativa, evalúa antes de ejecución
• De proceso mira tareas y procedimientos
• De resultados busca datos descriptivos
• De impacto resultados de largo plazo Realimentar • El momento de incorporar los cambios necesarios y consolidar los aciertos.
• Se ajusta la estrategia de acuerdo a los resultados de la evaluación.
• La posibilidad de mejorar la estrategia.
Herramientas adicionales para la divulgación
• El boletín de prensa ha dejado de ostentar la exclusiva como cauce para suministrar información a los medios de comunicación.
• Estos son otros instrumentos de relación con los medios: la convocatoria, la rueda de prensa, las declaraciones, la entrevista y los dossier de prensa. La Convocatoria • Todos los actos noticiosos deben ser convocados con la suficiente anterioridad para que los medios puedan prever la inclusión o no del tema su agenda noticiosa del día.
• En la convocatoria se informa de la celebración de un acontecimiento puntual.
• El texto, que irá precedido, de la distinción “convocatoria” y de un titular explicativo, sólo contendrá los datos básicos (las 6 W).
• En realidad la convocatoria no es más que la conjugación y redacción de los datos básicos de un acontecimiento: Día, hora, lugar y asunto. Las Ruedas de Prensa • Son reuniones convocadas por una fuente informativa para dar cuenta de una determinada información a los medios.
• Una de las claves del éxito de una rueda de prensa está en la buena preparación de la misma. Hay que tener claras las líneas de explicación. La exposición desordenada de los temas acaba por confundir, aburrir y restar importancia a los hechos noticiosos.
• Aunque la rueda de prensa es el canal más directo, habitual y cómodo para transmitir personalmente la información, conviene evitar la saturación de convocatorias.
• Se debe convocar sólo cuando tengamos realmente algo noticiable para comunicar, lo contrario nos desacreditara como fuentes de información.
• Es conveniente entregar un resumen de cada uno de los principales mensajes transmitidos, dejando el tema o temas estrellas como ejes de la exposición detallada del portavoz.
• Al finalizar la rueda de prensa se puede entregar información adicional de los temas estelares, así realzamos la importancia de éstos e induciremos un trato preferencial de la información que nos interesa destacar.
• En la documentación que se entrega se debe incluir siempre el eje comunicacional.
• Además del tema que motiva la rueda de prensa, el portavoz deberá dar respuesta a otras cuestiones que los periodistas presenten.
• Por ello es fundamental la preparación y el conocimiento de la actualidad informativa, con objeto de poder dar una visión de conjunto, una opinión cualificada.
• Se deben cuidar las fechas y horas, al convocar una rueda de prensa.
• Se deben dotar a los actos de atractivo.
• Hay que buscar elementos que motiven el encuentro: el ambiente humano, el escenario, la documentación, un video promocional.
• Es importante controlar la duración de las ruedas de prensa. No es recomendable que se prolonguen más allá de los 30 minutos (exposición y preguntas de periodistas).
• Se debe tener en cuenta la variedad de los medios de comunicación. Los periódicos, las revistas, la radio, la televisión y los medios en Internet tienen, cada uno, sus necesidades específicas.
• Debemos aportar a cada uno de ellos las máximas facilidades para que puedan realizar su trabajo (La televisión necesita imágenes vivas que atraigan al telespectador, la radio necesita el sonido, etc.).
• Siempre es recomendable tener un comunicado de prensa para entregar al finalizar la rueda de prensa.
• Este boletín, además de servirnos para enviar a quienes no pudieron asistir a la rueda de prensa, nos sirve para clarificar los aspectos desarrollados, en caso de dudas de los informadores, y sobre todo, para fijar las posiciones ante el tema tratado. Las Declaraciones • Éstas son las opiniones o explicaciones de un tema puntual, facilitadas por un portavoz de la red distrital de control social a los medios que lo solicitan.
• No se pueden confundir con las ruedas de prensa, pues las declaraciones no son convocadas y surgen normalmente a petición de uno o más periodistas, cuando un tema noticioso repercute directamente.
• Cuando un asunto no es propio de nuestra competencia directa, pero nos interesa entrar en el debate, la comisión de comunicaciones debe estar cualificada para provocar que los periodistas pidan declaraciones.
• Antes de que cualquier miembro de la comisión de comunicaciones de la red distrital de control social hable con los periodistas, se deben confirmar estas noticias y analizar los contenidos. Las Entrevistas • Se trata de conversaciones personales. Los medios acuden a este sistema para obtener en exclusiva, información en profundidad sobre uno o varios temas de actualidad.
• Hay que cuidar la aparición en los medios, evitando, sobre todo la reiteración en un mismo órgano de comunicación.
• No se debe “quemar” la imagen de un portavoz en poco tiempo, por la excesiva presencia personal.
• Las entrevistas se deben preparar minuciosamente. Se debe elaborar un buen dossier para el portavoz, con los posibles temas para abordar, e incluso con una proposición de posibles respuestas.
• Cuando nos solicitan una entrevista es recomendable pedir una concreción de los temas en que se basará su encuentro.
• No es aconsejable exigirle a un(a) periodista que nos suministre previamente el cuestionario total y cerrado; esto le resta credibilidad al entrevistado y es poco elegante.
• Si la entrevista es para una emisora de radio o un canal de TV, se deben cuidar los aspectos relativos a la imagen y a las condiciones acústicas de la sala donde se va a realizar el encuentro, y evitar las interrupciones.
• La brevedad y claridad en lo expuesto es importante en todo momento; en radio y televisión se requiere que la exposición de una idea se haga en frases de no más de 30 segundos, con objetivo de utilizarlas de forma íntegra como documento sonoro y visual de apoyo. Los Dossier de Prensa • Los dossier de prensa contienen documentación con una amplia información adicional.
• Debe reunir diversos documentos, destinados a proporcionar todos los elementos necesarios para que el periodista pueda realizar su trabajo de forma satisfactoria.
• El dossier contiene desde informaciones generales a pequeños detalles adicionales, que sean complemento a los boletines de prensa e instrumento de profundización en el análisis periodístico.
• La estructura del dossier de prensa debe permitir un acceso rápido a las informaciones.
• En primer lugar se aborda el tema principal y luego se desarrollan los documentos secundarios, como antecedentes y estrategias.
• Se deben ofrecer temas y datos informativos en tono frío. En la misma tónica de los boletines, la expresión debe ser sencilla, el tono positivo, las frases cortas, y el vocabulario rico y concreto.
Un dossier de prensa habitualmente se compone de:
• Una portada con título identificativo.
• Un sumario que específica los apartados.
• Una introducción explicativa.
• Un capítulo por cada tema desarrollado.
• Un apartado de conclusiones.
• Un apartado de documentos adjuntos.

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